Come Chiedere le Referenze per un Affitto

Le referenze non sono un esercizio di diffidenza, ma uno strumento per ridurre l’incertezza. Per il proprietario significano maggiore probabilità di pagamenti regolari, cura dell’immobile e rapporti lineari; per l’inquilino serio, la possibilità di distinguersi in un mercato competitivo e di negoziare condizioni migliori. Chiedere e dare referenze è una pratica legittima se fatta con misura, rispetto della privacy e attenzione a non scivolare nella discriminazione. In un affitto abitativo, in particolare, una conversazione chiara fin dall’inizio evita equivoci e crea un clima di fiducia che durerà per tutta la locazione.

Quali referenze sono appropriate e quali no

In Italia non esiste un elenco legale chiuso delle referenze consentite, ma esistono limiti chiari. È appropriato chiedere una conferma dell’affidabilità economica e dell’andamento di precedenti locazioni, ad esempio una lettera o un contatto del precedente locatore che attesti regolarità dei pagamenti e corretto uso dell’immobile, una verifica occupazionale sobria presso il datore di lavoro o l’amministrazione che eroga il reddito, un’autodichiarazione di reddito supportata da buste paga recenti o CU, entro i confini della pertinenza. È invece inopportuno e spesso illecito chiedere informazioni sensibili che non hanno alcuna attinenza con la capacità locativa o che creano discriminazioni, come stato di salute, orientamento politico o religioso, origine etnica, stato di gravidanza o progettualità familiare. Chiedere estratti conto bancari completi, interrogazioni invasive su spese personali o informazioni che esulano dal canone di locazione viola il principio di minimizzazione dei dati e può esporti a responsabilità.

Privacy e conformità: come impostare la richiesta in modo legittimo

Il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) consente il trattamento dei dati personali se necessario per misure precontrattuali richieste dall’interessato. Nella pratica significa che puoi chiedere referenze nella misura in cui sono utili a valutare il contratto, ma devi informare il candidato su che cosa raccogli, perché, per quanto tempo conserverai i dati e chi potrà vederli. Prima di ricevere buste paga o contatti del precedente locatore, invia un’informativa semplice, indicando l’identità del titolare del trattamento, la finalità di selezione locataria, la base giuridica, i tempi di conservazione limitati alla chiusura della selezione e l’eventuale richiesta di contattare terzi da lui indicati. Evita di conservare copie fisiche superflue: una presa visione con annotazione sintetica è spesso sufficiente. Se decidi di non proseguire con un candidato, elimina la documentazione entro un termine ragionevole e comunicaglielo, a tutela sua e tua.

Quando chiedere referenze e in che ordine

Il momento giusto è dopo una prima selezione basata sull’interesse per l’immobile, su criteri oggettivi e su una visita. Chiedere referenze a tutti indistintamente prima ancora di una visita crea diffidenza e accumula dati inutili. Dopo aver illustrato canone, spese, cauzione e durata, e dopo aver risposto alle domande del candidato, spiega che per procedere desideri una verifica semplice che comprende, per esempio, una conferma occupazionale e un contatto del precedente locatore. Offri alternative proporzionate per chi non può fornire gli stessi documenti: studenti, lavoratori autonomi, persone rientrate dall’estero. Il ritmo naturale è questo: prima il consenso informato al trattamento dei dati, poi l’invio delle referenze e infine l’eventuale proposta di locazione o la bozza di contratto.

Come formulare la richiesta in modo professionale e non invadente

Le parole contano. Una formulazione efficace spiega l’obiettivo, delimita il perimetro e trasmette rispetto. Invece di chiedere genericamente “mi mandi più informazioni possibili”, dichiara che, per ragioni di trasparenza e tutela reciproca, ti occorre una conferma della situazione lavorativa o reddituale attuale e un riscontro sul buon esito dell’ultima locazione. Fornisci esempi concreti di ciò che consideri sufficiente, come una dichiarazione del datore di lavoro su carta intestata che confermi la posizione e la tipologia del contratto, o in alternativa le ultime due buste paga con oscuramento dei dati non pertinenti, oltre al nome e recapito del precedente proprietario o dell’agenzia che gestiva la locazione. Aggiungi che userai i dati solo per la selezione e che verranno cancellati se non si procede, allegando l’informativa privacy. Il tono dev’essere collaborativo, non inquisitorio.

Che cosa chiedere al precedente locatore e come verificare

Contattare il precedente locatore è uno dei riscontri più efficaci, purché tu limiti le domande a temi oggettivi. Chiedi se i canoni sono stati pagati puntualmente, se ci sono state problematiche insolute al rilascio, se l’immobile è stato trattato con cura e riconsegnato in buono stato, se ci sono stati vicini che hanno segnalato disturbi ricorrenti. Evita giudizi di valore non verificabili e richieste di dettagli che esulano dal rapporto locatizio. Per accertare l’autenticità del contatto, incrocia l’identità del locatore con i dati catastali o con il contratto di locazione che il candidato può mostrarti, controlla che il numero di telefono sia verosimilmente collegato al proprietario o all’agenzia e non a un amico compiacente, usa un indirizzo email professionale quando l’interlocutore è un’agenzia o un property manager. Un breve scambio scritto è spesso preferibile a una telefonata, perché lascia traccia e riduce fraintendimenti.

Verifiche economiche proporzionate: occupazione, reddito, garanzie

La finalità non è scandagliare la vita finanziaria dell’inquilino ma valutare la sostenibilità del canone. Una regola prudenziale diffusa è che il canone non superi una certa percentuale del reddito mensile netto del nucleo che andrà a vivere nell’immobile. Per verificarla, bastano pochi elementi: una lettera del datore di lavoro che confermi la posizione e la durata del rapporto, due buste paga recenti, per i lavoratori autonomi un estratto della dichiarazione dei redditi o un’attestazione del commercialista, per studenti e neoassunti un garante con documentazione equivalente. Laddove gestisci immobili con canoni impegnativi, puoi valutare una polizza affitto sicuro che copre mancati pagamenti; in quel caso il set documentale richiesto segue la compagnia e l’inquilino viene informato prima. Evita richieste oltre il necessario e non archivia documenti sensibili in cloud non protetti.

Come gestire i casi in cui le referenze non ci sono

Molte persone non possono offrire referenze classiche: chi rientra dall’estero, chi ha vissuto con i genitori, chi ha appena cambiato lavoro, chi proviene da una situazione informale. In questi casi una soluzione equa è costruire un profilo alternativo. Per i professionisti o freelance può bastare una visura della partita IVA, qualche evidenza di fatturato recente e referenze di clienti. Per gli studenti, una lettera del tutor o dell’università e un garante familiare. Per chi ha appena avviato un lavoro, una dichiarazione del datore con periodo di prova e data di rinnovo prevista, affiancata da un deposito cauzionale leggermente superiore nei limiti di legge o da un pagamento trimestrale concordato. L’importante è non scartare a priori: la valutazione personalizzata, se documentata, apre a buoni inquilini altrimenti invisibili.

Non discriminare: principi legali ed etici nella selezione

La Costituzione e le normative antidiscriminazione impongono pari trattamento a parità di condizioni. Rifiutare un inquilino per motivi di origine, religione, genere, orientamento, età o situazione familiare è illegittimo e dannoso. La richiesta di referenze non deve trasformarsi in un filtro arbitrario su elementi estranei alla locazione. Basare la decisione su criteri oggettivi, dichiarati e coerenti con l’immobile mette al riparo da contestazioni e, soprattutto, costruisce un mercato più equo. Se gestisci più richieste, è utile annotare in modo sintetico le ragioni della scelta finale, in termini di sostenibilità economica, coerenza con tempi e durata, compatibilità con regolamenti condominiali. Questo non significa rendere pubblici giudizi, ma poter mostrare un percorso decisionale lineare se qualcuno lo chiede.

Preparare le proprie referenze come inquilino: presentarsi bene

Dal lato del conduttore, anticipare la richiesta è una mossa vincente. Presentarsi alla visita con un dossier ordinato riduce tempi e aumenta la credibilità. In una cartellina digitale o fisica puoi includere una breve presentazione personale e del nucleo, l’indicazione del lavoro attuale con una lettera del datore o l’ultimo contratto firmato, due buste paga o un’attestazione del commercialista, un riferimento del precedente locatore o dell’agenzia con cui hai avuto l’ultima casa, un documento d’identità, l’informativa sulla privacy firmata se il proprietario l’ha fornita. Offrire subito un contatto di referenza e mostrare disponibilità a una call rassicura chi deve decidere. Non si tratta di “sottomettersi a un interrogatorio”, ma di dare all’altra parte gli elementi per una scelta rapida e serena.

Selezionare in trasparenza con l’agenzia: ruoli e responsabilità

Quando la locazione passa da un’agenzia, il processo di raccolta referenze è più strutturato. L’agente immobiliare è tenuto a trattare i dati secondo il GDPR, a presentare un’informativa specifica e a filtrare le richieste in base alle indicazioni del proprietario. Chiedi all’agenzia quali documenti saranno richiesti, a chi verranno trasmessi e per quanto tempo verranno conservati. Se sei proprietario, dai all’agenzia criteri chiari e non discriminatori, concorda il set minimo di documenti e le modalità di verifica per evitare errori o eccessi. Se sei conduttore, non inviare documenti sensibili via canali insicuri e chiedi conferma di avvenuta cancellazione se non vieni selezionato. La collaborazione con intermediari professionali può facilitare confronto e tempistiche.

Prevenire falsi e frodi: segnali d’allarme e verifiche sobrie

Purtroppo circolano referti di lavoro falsi e lettere “amichevoli” spacciate per referenze. Senza trasformarti in investigatore, puoi adottare verifiche minime. Confronta intestazioni e formati di documenti con esempi pubblici dell’azienda, verifica che l’indirizzo email del referente corrisponda al dominio aziendale, cerca su LinkedIn o sul sito se la persona indicata esiste e ricopre il ruolo dichiarato, contatta il numero dell’ufficio centrale e chiedi di essere trasferito al referente. Diffida di chi rifiuta ogni forma di verifica o pretende urgenze inspiegabili. Mantieni però il senso della misura: se il resto torna, non serve scavare oltre.

Formalizzare l’esito: dal preaccordo alla proposta vincolata

Quando le referenze sono positive e la volontà di procedere è reciproca, metti per iscritto i termini essenziali: canone, oneri accessori, durata, deposito cauzionale o fideiussione, data di decorrenza, arredi inclusi, clausole particolari concordate. Una proposta di locazione firmata condizionata alla stipula del contratto e corredata dalle referenze evita che l’immobile resti fermo inutilmente. Se sei proprietario, invia la bozza di contratto con anticipo per consentire una lettura serena; se sei inquilino, segnala tempestivamente eventuali punti da chiarire. Il momento della firma non deve essere la prima volta che si leggono le clausole.

Rispettare la sicurezza dei dati anche dopo la selezione

Con il contratto firmato, conserva solo ciò che serve per la gestione del rapporto: copia del documento, estremi di pagamento, eventuale polizza del garante, recapiti. Tutto il resto, come buste paga e referenze di terzi, non è più necessario; archivialo separatamente e cancella quanto promesso nell’informativa. Proteggi i dati da accessi non autorizzati, anche se sei un piccolo proprietario: una cartella protetta e un backup sicuro sono minimi indispensabili. Se in futuro cambi gestione o vendi l’immobile, non trasferire automaticamente dossier pieni di dati a soggetti che non ne hanno titolo; limita la condivisione ai documenti necessari.

Conclusioni

Una buona richiesta di referenze è il contrario di un muro: è un ponte che permette a due estranei di valutarsi e impegnarsi con serenità. Funziona quando è proporzionata, trasparente e rispettosa; quando misura ciò che conta davvero per una locazione e lascia fuori ciò che appartiene alla sfera privata. Per il proprietario significa scegliere inquilini affidabili senza scivolare in pratiche scorrette; per l’inquilino significa presentarsi con professionalità e ottenere più facilmente la casa desiderata. L’approccio giusto è fatto di comunicazione chiara, informativa privacy, selezione basata su criteri oggettivi, elasticità per chi non ha referenze “classiche”, verifiche sobrie e cura dei dati. Con queste attenzioni, la richiesta di referenze diventa un atto di reciproco rispetto e il primo passo di una locazione che, molto probabilmente, scorrerà liscia per entrambe le parti.